Компанії , що організують конференції , переслідують різні цілі. Для когось це основний бізнес , хтось позиціонує себе як лідера індустрії, і конференція закріплює за ним цей статус, деякі розглядають конференцію як важливу складову традицій компанії. І все ж , при різних цілях , жоден організатор не хоче провалити свою конференцію , не хоче , щоб вона вийшла нудною і зібрала мало учасників. Тому загальне для всіх завдання – вигідно продати свій захід і провести його якісно , на високому рівні.

Починаємо підготовку
• інформація про стан галузі (аналітика , прогнози на майбутнє , законотворчі ініціативи ) ;
• можливості для контактів з колегами , експертами , представниками владних структур , потенційними клієнтами , постачальниками і партнерами ;
• практичного досвіду компаній ;
• матеріалів конференції (збірника доповідей , аналітичних звітів , тематичних видань , списку учасників).

Процес підготовки великого бізнес заходу займає від чотирьох місяців до року. Структурно в ньому можна виділити кілька ключових етапів , на кожному з яких організатора можуть чекати підводні камені:
1 . Визначення тематики майбутнього проекту і його цільової аудиторії.
2 . Детальна розробка програми , запрошення спікерів.
3 . Просування конференції через різні канали – ЗМІ , продажі.
4 . Організація ( обрати зал для конференції , забезпечення харчуванням , обладнання ) .
5 . Після конференції – інформаційна підтримка делегатів , публікації про подію .

Найважливішу роль відіграє визначення теми майбутнього заходу. Якщо помилитися на цьому етапі , вся подальша блискуча організація і талановиті менеджери з продажу не зроблять конференцію значущою подією , що збере ключових гравців галузі .
Вибираючи тему , протестуйте її за кількома параметрами. Поставте галочку , якщо ваша відповідь « Так» :
• У вас є база контактів вашої цільової аудиторії?
• Заходи подібної тематики вже мали успіх у вашій компанії , в конкуруючій компанії або за кордоном ?
• Ви отримали позитивну оцінку теми від декількох зовнішніх експертів галузі ?
• Ви отримали позитивну оцінку потенційних учасників конференції ?
• У цей період немає серйозної конкуренції серед заходів подібної тематики ?
• У ході опитування ви знайшли людей , які бажають виступити і відповідних за своєю кваліфікацією рівню конференції ?
Чим більше позитивних відповідей , тим більше шансів реалізувати успішний проект.

Контент і «зіркові» спікери – ключ до успіху
Очевидно , що в запрошенні спікерів велику роль відіграє популярність компанії , яку вони представляють , посаду і досвід , яким вони можуть поділитися. Що стосується змісту доповіді , то ідеальною, з точки зору його сприйняття , є така структура : освітлення загальної ситуації в галузі – 25% , кейси – 50 % , обговорення порушених тем – 25%.
Грамотна програма конференції будується за кількома основними принципами:
• від теорії і спільного бачення до case studies ;
• суворо за спланованим часу;
• від макросектора до мікросектору (або від проблеми галузі до проблем учасників ринку ) ;
• від сценарію до дебатів та дискусій .

Як просувати конференцію ?
Важлива грамотна комбінація всіх джерел. Відгук на продажі і просування залежить не тільки від плану просування і продажів , але і від органічно вибудуваної цінової політики . Так , оголошуючи знижку в 25 % за ранню реєстрацію , ми повинні упевнитися , що за два тижні до закінчення зазначеного терміну делегат отримає цю інформацію за всіма джерелами . Це дозволить отримати до 40 % надходжень за 10 тижнів до початку заходу.
Один з найефективніших способів залучення делегатів бізнес -конференцій – прямі продажі .

Креативність в організації проекту
Топ- менеджери та спеціалісти компаній втомилися від череди однотипних заходів , тому можна і потрібно урізноманітнити формат вашої події за рахунок включення в розклад паралельних сесій , круглих столів , присудження професійних премій , екскурсій.